Editar datos de un Contrato

Para editar los Datos del contrato, lo primero que debemos hacer es abrir el módulo CRM. A continuación, desplegamos Clientes, buscamos el cliente en el listado, y abrimos su ficha pulsando sobre su nombre.

Después, accedemos a la lista de contratos de ese cliente, y pulsamos el número del contrato cuyos daos queremos modificar.

De ese modo, se abrirá la ficha del contrato y podremos pulsar  Editar contrato para modificar, en el primer paso, los Datos del contrato:

• único/puntual  . Contrato pensado para prestar un servicio aislado, que seguramente no sea renovable, y de una duración más corta. Por eso, iGEO configura estos contratos con una duración de 1 mes y, por defecto, los marca como no renovables, aunque ambos ajustes se pueden alterar durante la creación o edición del contrato.
• mantenimiento. Contrato preconfigurado para ofrecer servicios de larga duración, renovables, y con repasos, con el fin de acompañar los tratamientos con un servicio de monitorización y vigilancia. Por eso, iGEO configura estos contratos con una duración de 1 año, y renovables.

Además de la tipología, en este primer paso debemos proporcionar los datos fundamentales del contrato, por lo que una parte de esta configuración no podrá modificarse una vez guardemos el contrato. Concretamente:

• línea de negocio Área de actividad a la que se asocia este contrato, y que determina la documentación técnica a la que dará lugar. Cada contrato de iGEO sólo puede asociarse a una única línea de negocio.
• tipo de contrato. normal o marco. Puesto que cada contrato Normal sólo puede asociarse a una única línea de negocio, para amparar bajo un mismo contrato servicios correspondientes a diferentes líneas de negocio, y reunir las facturas de esos contratos podemos crear contratos Marco. Para información detallada, consulta el artículo Contratos Marco. 

También podremos configurar:

• creado por . Empleado que registra el contrato, por defecto iGEO selecciona el usuario que está creando el contrato.
• gestionado por. Empleado que va a gestionar este contrato, por defecto iGEO selecciona el usuario que está creando el contrato, pero puede modificarse desplegando la lista y seleccionando otro empleado. En caso de que queramos limitar el acceso a clientes por parte del personal, como comerciales externos, podremos seleccionar al comercial que atenderá este contrato, y después asignarle los permisos necesarios para que sólo tenga acceso a los contratos que gestiona.
• firma que aparecerá en el pdf del contrato. Empleado cuya firma escaneada y guardada en su ficha de empleado se agregará como firma del contrato, en nombre de la empresa.
  

Adicionalmente, podremos ajustar:

• código como presupuesto. Este campo es opcional, y sólo debemos completarlo en aquellos casos en que nuestro cliente requiera que reflejemos en el contrato el código del presupuesto que dio lugar al acuerdo.
• ¿quién, del cliente, firma el contrato?. En esta lista iGEO nos ofrece los datos de las personas de contacto que hemos dado de alta en ese cliente, para que podamos seleccionar el que firmará el contrato. Para que este campo sea visible, es imprescindible añadir contactos en la ficha del cliente.
• persona de contacto del contrato. Adicionalmente, podremos también seleccionar el contacto que, aunque no sea quien firme el contrato, será la persona con la que tratemos cualquier ajuste relativo a este acuerdo. Igualmente, este campo sólo se hará visible en caso de contar con, por lo menos, un contacto añadido en la ficha del cliente.
• asunto. Texto libre en el que podremos hacer una breve descripción que después nos ayude a identificar este contrato en los listados del cliente.
• para la delegación. Delegación de nuestra empresa de la que dependerá este contrato. Sólo los empleados con acceso a esa delegación podrán ver este contrato, y de igual toda la contabilidad del contrato se asignará a esa instancia de nuestra empresa. 
  

Finalmente, en el apartado duración, estableceremos:

• duración. Número de meses o años que debe sumar iGEO a la fecha de inicio para calcular automáticamente la fecha de finalización del contrato. Si nuestro contrato va a tener una duración distinta a las que figuran, podremos seleccionar la que más se aproxime, y en el segundo paso de alta del contrato corregir manualmente la fecha de finalización del contrato.

• ¿es una renovación de contrato?. Por defecto, cada contrato nuevo en iGEO tendrá desmarcada esta opción. Si estamos creando un contrato que es la renovación de otros que registramos en un sistema previo al uso de iGEO, recomendamos marcar esta casilla, y anotarlo en observaciones para conservar ese dato.
• es primera venta. Por defecto, esta casilla aparecerá marcada al registrar el primer contrato de un cliente en iGEO. Si estamos creando el primer contrato del cliente, pero ya tenemos otros para ese cliente en otro sistema, desmarcaremos esa casilla, y lo anotaremos en observaciones para conservar ese dato.

Adicionalmente, podremos configurar los Avisos o repasos que hemos pactado con nuestro cliente, y que podrán dar lugar a órdenes de trabajo sin coste. Para ello, marcaremos la casilla ¿se permiten repasos/avisos?. De esa forma, podremos limitar número de avisos, y establecer el tiempo máximo de respuesta al que nos hayamos comprometido. Si dejamos desmarcada esta casilla, se deshabilitará el botón de Nueva orden de trabajo sin coste de las opciones de este contrato.

En la sección Sedes, debemos seleccionar una o varias sedes del cliente en las que se van a prestar los servicios objeto del contrato. Cada contrato puede involucrar una o varias direcciones de servicio del cliente, y uno o varios servicios para cada una de ellas, pudiéndose programar distintas periodicidades para las visitas a cada sede.

Una vez configurados estos datos, solo tendremos que pulsar el botón Siguiente paso, hasta llegar a la última ventana y pulsar en el botón de Finalizar para que se guarden los datos correctamente.

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