Configurar los datos generales de la Sede

Para acceder a las sedes de un cliente y revisar sus datos generales, primero hay que abrir el módulo crm, desplegar Clientes, buscarlo en la lista, y abrir su ficha. La ficha del cliente muestra toda su información organizada en pestañas: Datos de empresa generales, Sedes del cliente, Anotaciones, Agenda de eventos, datos de Facturación, y Tarifario y comisiones.

En iGEO, todo cliente tiene, como mínimo, una sede, entendiéndose como una dirección de servicio. Esa información se agrega en el proceso de creación del contrato, y puede editarse después accediendo a la pestaña Sedes del cliente, y pulsando el botón Editar correspondiente a esa sede.

En esta sección, registramos los Datos generales, Información general y Ubicación de la sede.

 

En Datos generales de la sede, debemos rellenar los campos obligatorios: nombre, país y provincia.. En el nombre, podemos incorporar alguna mención que distinga a una sede de otra, más allá de la propia dirección de servicio que siempre nos ayudará a identificarlas.

Debemos prestar especial atención a los campos dirección, escalera, piso, puerta, distrito / barrio, código postal y localidad. De la correcta cumplimentación de estos datos dependerá la correcta geolocalización de esa sede en otros módulos de iGEO, lo que nos ayudarán a planificar nuestros servicios.

Otros campos adicionales como teléfono, móvil, persona contacto principal y teléfono persona de contacto principal no son obligatorios, pero pueden resultarnos muy útiles, ya que serán visibles en el Portal Técnico, lo que facilitará que los técnicos aplicadores puedan establecer el contacto indicado con el responsable en la ejecución del servicio.

En Información general, podremos realizar otros ajustes que nos permitirán brindar un trato personalizado a para cada sede del cliente, a través de los siguientes campos:

• estado. Como sucede con otras entidades, usaremos la opción de pasar a inactivo para registrar que esa dirección no está activa en ese momento, ya sea por obras, o porque nuestro cliente no necesite de nuestros servicios.
• ¿es sede potencial?. Asociada a un cliente o potencial, podremos crear sedes que aún no van a quedar incluidas en ningún contrato, sino que las registramos para poder incluirlas en presupuestos. En esos casos, hablaríamos de sedes potenciales, ya que aún no estamos seguros de que vayamos a formalizar algún contrato que las incluya.
• fecha de alta. Día en el que se registró esta sede por primera vez. Si se trata de una sede con la que ya llevamos tiempo trabando antes de usar iGEO, esa fecha será distinta a la fecha en la que la damos de alta en la plataforma.

• idioma. y zona horaria. El idioma y zona seleccionados en la sede determina en qué idioma se imprimirá toda la documentación relativa a esa sede, como los certificados de servicio. El idioma de cada cliente, y de cada sede de un cliente puede variar.
• código. Dato identificador de la sede, que podremos modificar escribiendo el dato que necesitemos. Por defecto, iGEO aplica a cada sede el número que le corresponda y que se incrementa automáticamente, siguiendo el contador definido en el módulo configuración, apartado Facturación y series, pestaña Series Sede.
• delegación. Si tenemos varias delegaciones, aquí debemos asociar la sede a la delegación que gestionará sus servicios.
• actividad. Área de negocio a la que se destina esa dirección de servicio. Este dato nos permitirá filtrar las sedes para poder dirigirnos sólo a aquellas direcciones de servicio con cierta actividad.
• clasificación de empresas. En este desplegable, podremos seleccionar el tipo de sede, entre los tipos configurados en el módulo configuración, en Clasificaciones de sedes del apartado Negocio.
• email marketing. Cuenta de correo electrónico a la que queremos que se envíe información sobre nuestras ofertas o de contacto comercial.
• email de sede. Correo electrónico general de la sede, al que enviar comunicaciones generales.
• zonas de instalación sede. Las zonas de instalación nos permiten dividir la sede en la áreas que necesitemos, para poder ubicar las puntos de control, o indicar el área de aplicación de productos. En el módulo configuración, Zonas de instalación del apartado Negocio, podremos dar de alta plantillas de zonas que después podremos aplicar a cada sede. De ese modo, se crearán en la sede todas las zonas definidas en la plantilla elegida.
  

En Ubicación de la sede, iGEO mostrará su longitud y latitud una vez hayamos completado su dirección y guardemos los datos de esa sede. La plataforma tomará esas coordenadas de Google Maps. Por lo que, si al guardar la sede no se autocompletan estos campos de manera automática, será porque esta herramienta de Google no reconoce la dirección que hemos configurado para la sede. Puesto que iGEO utiliza tecnología de Google para localización de ubicaciones, puede que nos resulte útil corregir la dirección para que sea reconocida. Un buen truco puede ser buscar esa dirección directamente en Maps para identificar el modo en que sí la reconoce.

La ubicación de la sede será importante para poder utilizar todas las ayudas a la planificación que incorpora iGEO, y un dato imprescindible para utilizar el Optimizador de rutas.

Uno de los campos de la funcionalidad avanzada de Rentabilidad lo encontramos dentro de esta ficha de la sede. Podremos pulsar en ver distancia para abrir una ventana emergente de Google Chrome, que calculará automáticamente, a través de Google Maps, la distancia entre la dirección de nuestra empresa y la sede de servicios, con la posibilidad de extraer esta distancia en KM y completarla en la configuración de la sede.

Además, podremos marcar la casilla Actualizar la posición del marcador en el mapa para que, al guardar estos cambios de la sede, iGEO calcule la nueva posición en caso de modificaciones. Es relevante que comprendamos esta instrucción, ya que, de no marcarla, aún modificando la longitud y latitud no veremos modificaciones del marcador en el mapa en el módulo Planning.

En Otros datos, se pueden configurar campos alternativos, como los horarios de la sede o el tamaño de la instalación. Debemos prestar especial atención a la configuración de la zona comercial de la sede, ya que tendrá efecto en la planificación de los servicios cuando necesitemos aplicar filtros por zonas.

Una vez hayamos terminado de editar los datos de la sede, debemos pulsar el botón Guardar para registrar los cambios.

 

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