Generar una Orden de trabajo

Cada vez que completamos el registro de un contrato o una venta que incluye servicios, la plataforma nos insta a crear las ODTS del contrato, ODTS del contrato, haciendo titilar en color naranja el botón Generar ODTS.

El proceso de generación de las órdenes nos dará la oportunidad de determinar todos los detalles de las visitas que haremos al cliente para cumplir con todos los servicios del contrato y en cada una de las sedes.

En el primer paso, iGEO muestra una sección con el resumen de los Datos del contrato que darán lugar a los ajustes para la generación de las ODTS, incluyendo datos del cliente, línea de negocio, los servicios a realizar y las sedes.

En la sección Datos Generales para las Órdenes de trabajo propuestas, podremos configurar una Nota interna para las Órdenes de Trabajo, así como  la Fecha del primer servicio y la Fecha límite del tratamiento. Inicialmente, iGEO establece la fecha de inicio y fin del contrato, pero esta periodicidad la podemos modificar antes de generar las fechas candidatas para nuestras ODTS.

Esta configuración nos puede servir para limitar las visitas al cliente a un periodo concreto del año, independientemente de que su vigencia se extienda más allá de esa temporada.

Después, para cada sede del contrato, podremos rellenar los campos de horario permitido por el cliente y días de la semana permitidos por el cliente para establecer restricciones de horas y fechas del cliente. Estas restricciones servirán de límites para la planificación de servicios.

Estos campos pueden completarse para cada sede o dirección de servicio incluida en el contrato. Además, si marcamos la casilla Actualizar esta información en la sede, esa información se agregará a su su ficha para futuros servicios.

Agrupados por sede, la plataforma mostrará una subsección por cada servicio del contrato, para que podamos configurar de manera pormenorizada: la fechas de ejecución de las visitas de este servicio si son distintas a las fechas del contrato, así como la periodicidad específica distinta a la que iGEO crea por defecto.

 Adicionalmente, podremos establecer el número de técnicos requeridos para cada visita, y establecer las indicaciones generales de ejecución para este servicio en este caso específico.

Para finalizar, podremos seleccionar el técnico o técnicos a quienes queremos asignar las órdenes que estamos generando. Si aún no sabemos qué técnicos se encargarán de estos servicios, no debemos seleccionar ningún técnico, y las órdenes se crearán como pendientes de asignar.

Por el contrario, si seleccionamos uno o más técnicos, las órdenes se asignarán a esos empleados.

Para designar a más de un técnico por servicio, podemos presionar la tecla Control e ir pulsando sobre sus nombres en el listado.

Una vez que completemos todos ajustes, podremos pulsar en la opción Obtener fechas candidatas para que la plataforma asigne fecha y hora a cada visita, respetando la configuración anterior e intente repartir las órdenes de forma periódica entre el margen de fechas del contrato, o el inicio y fin de los servicios que hemos determinado.

 

Nosotros podremos modificar cada una de estas fechas manualmente para ajustarlas a nuestra planificación particular.

Como figura en la imagen que se acompaña, si estamos generando las ODTs de un contrato “a medias”, podremos marcar esas visitas como órdenes ya Ejecutadas y Verificadas. De esa forma, evitamos que esas ODTs se generen como pendientes de ejecución, induciéndonos al error de tratar de programarlas. Como resultado, iGEO generará esas órdenes como ya verificadas, y no se mostrarán en los listado de visitas pendientes de realizar.

En el caso que se muestra en la imagen, hemos configurado el servicio para que las dos primeras órdenes se creen como ya Ejecutadas y Verificadas, y hemos incluido los datos del técnico que las realizó y el responsable técnico que las verificó. Hemos dejado las otras dos pendientes de asignar y ejecutar, sin bloqueo de fechas y con una duración estimada de 30 minutos.

Una vez hayamos ajustado todas las fechas, iGEO nos muestra una Línea de tiempo en la que se muestran todas las órdenes de trabajo del contrato para cubrir todos los servicios en cada una de las sedes.

Para finalizar y justo antes de crear las órdenes, la plataforma nos ofrece la posibilidad de marcar la casilla Fusionar en una única orden trabajo los servicios que coincidan en fecha y sede. Si marcamos esta casilla, iGEO creará una orden con todos los servicios que coincidan en fecha y sede.

Es importante tener presente que, más adelante, es posible fusionar órdenes que coincidan en fecha y sede, pero no es posible desfusionar órdenes fusionadas. Por eso, se recomienda marcar esa casilla sólo en aquellos casos en que tengamos claro que queremos fusionar todas las órdenes del contrato que coincidan en fecha y sede.

También conviene reseñar que las órdenes que fusionan varios servicios dan lugar a un único certificado de servicio correspondiente a esa orden y en el que se incluyen los detalles de ejecución de todos los servicios prestados. Si nuestro cliente requiere un certificado por servicio, no debemos fusionar sus órdenes.

Finalmente, podríamos agregar productos recomendados para las órdenes que vamos a crear. Estos productos se asignarán a estas órdenes, y se añadirán a los productos sugeridos que ya se su hubiesen añadido al agregar el servicio, o a los que ya figuren asociados a cada punto de control.

En caso de que no necesitemos añadir productos sugeridos, sólo tendríamos que pulsar el botón Generar las órdenes para crearlas con todos los parámetros elegidos.

Como resultado, iGEO muestra el listado Órdenes de trabajo del contrato, agrupadas por sede, para que podamos consultarlas, fusionar las que necesitemos, o planificarlas asignándolas a los técnicos disponibles.  

  

  

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